Процесс внедрение системы электронного документооборота – влияние человеческого фактора.

В настоящее время большинство крупных компаний заинтересовано во внедрении передовых разработок IT- индустрии. Неизменной задачей используемых IT- технологий является повышение производительности труда и эффективности бизнеса предприятия.

Одним из примеров современных IT- разработок является система электронного документооборота (СЭД), которая способна комплексно решить все задачи по автоматизации делопроизводства, созданию, движению, маршрутизации документов, их централизованному хранению, архивной обработке и обеспечению безопасности информации. Ее основными достоинствами являются:

• Увеличение скорости передачи информации между структурными подразделениями и работниками предприятия

• Строгий контроль на каждом этапе работы с данными и документацией

• Повышение эффективности труда сотрудников

Объем задач у работников отдела делопроизводства после внедрения системы автоматизации документооборота значительно возрастает. В то же время не стоит ожидать мгновенного роста эффективности работы сотрудников сразу после внедрения СЭД. Связано это с тем, что внедрение системы автоматизации документооборота ведет к значительным изменениям на предприятии, которые могут быть восприняты сотрудниками тяжело и болезненно.

Зачастую внедрение системы электронного документооборота встречает сильное сопротивление сотрудников предприятия, что добавляет работы консультантам и специалистам по внедрению, а также может привести к увеличению сроков внедрения или даже приостановить проект.

Руководителю рекомендуется предпринять ряд мер для урегулирования подобных ситуаций:

• необходимо объяснить сотрудникам всех уровней, что внедрение системы неизбежно

• подкреплять все организационные вопросы приказами и письменными распоряжениями

• поощрять сотрудников и повышать уровень их мотивации

Возможна как материальная, так и нематериальная мотивация. Мотивация зависит от категории сотрудников и их индивидуальных предпочтений.

При рассмотрении вопроса о мотивации в рамках внедрения системы автоматизации документооборота можно выделить следующие категории работников:

• Топ- менеджеры и руководители проекта Для них наиболее эффективной считается материальная мотивация, при которой доход руководителя проекта напрямую зависит от результатов работы по проекту.

• Команда проекта Мотивация повышения собственной капитализации сотрудника – человек, участвующий в проекте по внедрению и получивший опыт, будет ценнее сотрудника без опыта в данной области.

• Конечный пользователь Необходимо объяснить персоналу, что освоение новой системы способствует росту компании и, как следствие, росту ценности сотрудников. Сотрудник с опытом работы в компании, которая быстро развивается и занимает серьезные позиции, будет иметь гораздо больший спрос на рынке труда, чем сотрудник никому не известного предприятия.

Подытожив, можно сказать, что успешное внедрение системы электронного документооборота на предприятии, а также ее дальнейшее эффективное использование во многом зависит именно от сотрудников и их готовности осваивать новые технологии и знания.